Normaliseren van Defensieve Routines


25 May


Sinds ik vorig jaar mijn proefschrift verdedigde, schrijf ik een boek, artikelen en blogs, en help ik RvC's, groepen en zelfs instellingen om het ongezegde en het onbespreekbare van het ongezegde bespreekbaar te maken. Het ontwerpen van dergelijke bijeenkomsten is niet gemakkelijk. Het vereist het bewust ontwerpen en voorbereiden van gesprekken, zelfevaluaties, trainingen en bijeenkomsten tussen de juiste mensen, over het juiste onderwerp, op de juiste manier en op het juiste moment. Het vereist ook het normaliseren van defensieve routines, vooroordelen en blinde vlekken en het vraagt dus ook om het 'voor doen' ofwel het zelf kwetsbaar durven zijn. We zijn allemaal maar mensen en daarom zijn we allemaal feilbaar. 

Ik heb mezelf afgevraagd waarom het zo moeilijk is om onze zwakheden, onze angsten, onze emoties formeel te erkennen, vooral omdat we daar allemaal aan lijden. Wat mij het meest opvalt bij het ontwerpen van deze gesprekken en bijeenkomsten is hoe mensen het informeel eens zijn over hoe emoties en defensieve routines deze gesprekken vorm geven, maar tegelijkertijd formeel doen alsof deze emoties en defensieve routines niet bestaan. Wat mij bovendien fascineert is dat wij graag theoretiseren waarom anderen en waarom groepen en organisaties presteren zoals zij dat doen maar we vinden het lastig te kijken naar de micro- dynamiek in gesprekkken. Wat zei wie, waarom en hoe, en hoe reageerde de ander? Het is dus gemakkelijker om anderen te bestuderen en abstracte theorieën te ontwikkelen dan de micro-complexiteit en de (eigen) blinde vlekken en defenisiviteit te onderzoeken.

Als we naar deze micro-processen kijken, weten we dat we allemaal verbaal en non-verbaal communiceren. Logisch want we kunnen slechts 300 woorden per minuut uitdrukken terwijl we 800 tot 1400 woorden per minuut denken. Bij het samenwerken wisselen we informatie uit om a) zaken te leren begrijpen en erover te beslissen, en b) ook om onderlinge relaties en het zelfbeeld in stand te houden of positief te beïnvloeden. Wij streven dus naar cohesie ofwel het behouden van een goede sfeer terwijl wij samenwerken, informatie delen en besluiten nemen. Het nastreven van deze twee doelen tegelijkertijd wordt ook wel "de duale modus" van communicatie genoemd. 

Aangezien communicatie contextgebonden is, is de non-verbaal uitgedrukte relationele informatie nodig om verbaal uitgewisselde informatie te interpreteren. Deze non-verbale uitwisselingen vinden vaak op een vanzelfsprekende manier plaats. Zo hebben de woorden van een voorzitter van een RvC of CEO die geïrriteerd reageert een andere betekenis en effect dan exact dezelfde woorden en toon van bijvoorbeeld een commissaris of een werknemer. 

Relationele informatie is relevant voor de samenwerking en de besluitvorming omdat de betrouwbaarheid en de rol van de spreker bepalen of en hoe luisteraars de informatie opnemen. In feite bepaalt de relationele, vaak non-verbale informatie of en hoe de verbale boodschap wordt geuit, wordt geïnterpreteerd. Wat verbaal wordt geuit, bepaalt ook wat men van elkaar vindt. Inhoudelijke informatie beïnvloedt dus de relationele informatie en omgekeerd.

Helaas is de manier waarop we relationele informatie interpreteren vaak onjuist. Wanneer wij relationele informatie niet regelmatig verbaal verwoorden en toetsen, kunnen deze fouten niet weerlegd worden en dreigen de vooringenomenheid en ruis verder te worden gevoed. Maar wanneer wij relationele informatie uiten, lopen wij tegelijkertijd het risico een conflict uit te lokken wanneer wij ervan uitgaan dat hoe wij de ander waarnemen correct en onbevooroordeeld is en dat de ander de ‘schuldige’ is. We weten niet waarom mensen doen wat ze doen, we kunnen alleen speculeren over hun bedoelingen. Hoe wij de ander zien is dus slechts een perceptie, geen realiteit. Daarom is het belangrijk om onze veronderstellingen over elkaar en elkaars presteren altijd te controleren. 

Voor mij komt het er dus op aan de neiging van alle individuen, inclusief CEO's, wetenschappers en rechters, om 'het vooringenomen zijn', expliciet en voortdurend te erkennen en te normaliseren. Het vereist de ontwikkeling van technieken en normen die het mogelijk maken de eigen blinde vlekken en defensieve routines samen te onderzoeken. Om een blinde vlek zichtbaar te maken zijn anderen nodig. 

Zolang we onze blik niet richten op onze eigen vooroordelen, blinde vlekken en de effecten ervan, blijven, vrees ik, veel structurele problemen onopgelost.

Comments
* De e-mail zal niet worden gepubliceerd op de website.