Jongeren betrekken bij de strategische besluitvorming
Afgelopen maandag had ik het genoegen om tijdens de opening van het academische jaar bij de Vrije Universiteit Amsterdam (VU Amsterdam) in gesprek te gaan met voormalige voorzitters (Marc Lamain, Kata Rakic, Joep van Dijk, Päivi Reckman en Asmaa Elhassan)van de universiteitsraad (USR) over 'het leiden van het spel' ofwel hoe organisaties geleid worden.
In mijn inleiding legde ik uit dat ik de besluitvorming in de boardroom vanuit het ongezegde benader. Wat er wordt gezegd maar ook wat er wordt gedacht en gevoeld maar niet gezegd, bepaalt de kwaliteit van het besluit. We moeten onze gedachten filteren omdat we, gemiddeld genomen, slechts 140 woorden kunnen uitspreken terwijl we wel 1400 woorden kunnen denken en bovendien ook kunnen horen wat er niet wordt gezegd. Tot op zekere hoogte wel te verstaan. We decoderen volautomatisch, vaak onbewust, wat er niet wordt gezegd en waarom, en onze reacties worden beïnvloed door wat er niet wordt gezegd. In een vergadering met meerdere personen wordt er dus heel wat ongezegd gecommuniceerd.
Wordt voldoende relevante informatie gedeeld tijdens de formele vergadering? Welk gesprek is nodig om de goede besluiten te nemen en een organisatie goed te leiden? Hoe bepalen de individuen individueel en collectief wat ze wel en niet zeggen en wanneer? Wat staat er op de agenda en wat zou er op de agenda moeten staan om zoveel mogelijk relevante zaken formeel bespreekbaar te maken en zo min mogelijk wandelgang gesprekken te hoeven voeren?
Wat ik in mijn werk geleerd heb is dat wat we zeggen sterk afhangt af van de eigen interpretatie van de formele en informele regels. Deze regels hangen sterk af van wat de context is. Je kan deze spelregels niet zomaar veralgemeniseren. Als het goed gaat, reageer je anders dan wanneer het niet goed gaat. En wie bepaalt hoe goed het gaat?
We hechten veel waarde aan deze formele en informele regels, want afwijken van de norm kan irritatie of erger veroorzaken. Kinderen lijken minder geremd: ze spreken en bewegen vrijelijk in ruimtes, zelfs tijdens serieuze presentaties, terwijl ouders proberen hen stil te houden. Ze stellen ongepaste vragen maar ook oprechte 'doorvraag' vragen. Vragen die ons kunnen wijzen op vooronderstellingen die niet juist zijn of niet meer juist zijn. Althans, als we de kinderen deze vragen laten stellen en hen niet besmetten met onze spelregels waardoor ze deze vragen niet meer stellen en geen gekke opmerkingen meer maken.
Tijdens het voorbereidende gesprek dat ik had met de 5 studenten, werden boeiende reflecties gedeeld, zowel positief als kritisch. Kunnen studenten in de studentenraad alles zeggen wat ze denken tegen de leiders van de organisatie, maar ook tegen de medewerkers waarmee ze als USR-lid in gesprek gaan? Kunnen ze spelen of moeten ze een masker opzetten en spelletjes spelen? Wat is de persoonlijke relatie met de leiders en hoe werkt dit door? Wat is de invloed van hun voorbeeldgedrag?
En, natuurlijk spraken we ook over het ongezegde tijdens onze 'act'. Durven de studenten deze gedachten, zowel positieve als kritische, te delen voor een publiek van 1000 mensen? Ten overstaan van vele professoren, bestuurders en collega studenten? Hoe concreter, informatiever, maar ook spannender en risicovoller. En bovendien, lukt het je om te zeggen wat je wil zeggen, onder druk, terwijl de vele ogen naar je kijken? En welke rol speel ík daarbij? Durf ik alles wel te zeggen? Lukt het mij om te zeggen wat ik wil zeggen?
De spelregels leverden ons een flinke uitdaging. We hadden slechts 15 minuten voor ons gesprek, wat betekende dat we elk maar 2/3 minuten hadden, inclusief mijn inleiding. Hoeveel onuitgesproken zaken kunnen we in die tijd naar voren brengen? Toch ging ons gesprek juist daarover: hoeveel van onszelf durven we te tonen, hoeveel onconventioneels durven we te zeggen, hoeveel emoties durven we te uiten, hoe ver durven we buiten de gebaande paden te gaan?
Uit de verhalen van de voormalige voorzitters blijkt dat hun bijdrage voor de strategische beslissingen essentieel is omdat het perspectief en belang van jongeren anders niet altijd en automatisch in de boardroom wordt meegewogen. Deze bijdrage moest dus soms worden afgedwongen. Goed dus dat de studenten formeel met het spel via de USR mogen 'meespelen'. Uit de verhalen bleek dat het spel spelen leuk kan zijn. Zeker in het begin als iedereen elkaar leert kennen maar zodra het spel serieuzer werd kon het ook spannend worden en was het spelen dus niet altijd alleen maar leuk. Het kan flink wat stress geven. Ook is het nodig om soms een masker op te zetten, en zijn sterke persoonlijke relaties met de boardroomleden helpend. Het samenwerken onderling als studententeam, blijkt ook geen sinecure. Hoe zorg je dat alle studentenraadsleden zelf gemotiveerd blijven ofwel kan ook onderling alles worden gezegd?
Wat mij duidelijk werd is dat de spelregels wel herzien mogen worden. De vergoeding voor de hoge tijdsbesteding staat (wat mij betreft) niet in verhouding tot de waarde (3 euro per uur werd genoemd als indicatie), waardoor deze rol niet voor alle studenten haalbaar is, vooral niet in een tijd waarin studenten al te kampen hebben met burn-out en hoge studieleningen. Vroeger - in mijn tijd -was dit anders. We hadden tijd voor dit soort rollen, om naast de studie ook te experimenteren, te leren en te spelen.
In mijn introductie probeerde ik het belang te benadrukken van het betrekken van jongeren bij besluitvorming op hoog niveau. De beslissingen zullen hen immers sterker beïnvloeden dan degenen aan de top. En bovendien, juist omdat de studenten zich misschien beter herinneren hoe het is om te spelen, kunnen zij een frisse blik brengen. Ouderen, zoals ik, zijn mogelijk vergeten wat dat betekent, hoe het voelt om te spelen. Om, zoals hiervoor gezegd, te roepen of rond te rennen in een zaal waar iedereen serieus en beleefd luistert naar de sprekers. Maar juist díe energie, het durven rondrennen en roepen, creëert een ontspannenheid en speelsheid die essentieel is voor het besluitvormingsproces. Durven dromen, speculeren, voelen en al onze zintuigen gebruiken om tot de beste beslissing te komen. Maar ook het durven vallen, huilen, leren en troosten, horen bij het spelen.
Ik hoop dat met onze korte bijdrage afgelopen maandag, naar voren is gekomen dat als we streven naar duurzame besluitvorming een open gesprek over hoe het spel wordt geleid en gespeeld, met betrokkenheid van jongeren van cruciaal belang is en dat de betrokkenen (dus ook de leiders zelf) allemaal de tijd krijgen om de woorden te vinden om uit te drukken wat ze denken, voelen en wensen.
Met dank voor de foto's aan de fotograaf Peter Valckx
